Mimo coraz większej cyfryzacji w instytucjach i przedsiębiorstwach wciąż spotyka się dokumentację w tradycyjnej formie papierowej. Tak jak i dyski twarde komputerów wymagają stosownej ochrony, także akta osobowe, faktury, kontrakty czy umowy wymagają stosownego zabezpieczenia. Wybór odpowiednich szaf, szafek i sejfów związany zarówno z ranga dokumentów, jak również z wytycznymi ustawodawców.
Szafa na dokumenty
W przypadku zwykłych notatek i informacji o niewielkim znaczeniu dla osób postronnych czy konkurencji sprawdzają się szafy z płyty meblowej lub z tworzyw sztucznych. Standardowym zabezpieczeniem jest zamek na klucz, bez szyfru i tym podobnych zabezpiecze. Także akcesoria biurowe można przechowywać w zamykanej kluczem szafie lub korzystając z modelu z przesuwnymi drzwiami. Inne wytyczne związane są z dokumentami o istotnych lub kluczowych danych. Tutaj estetyka mebli schodzi na drugi plan, chociaż współczesne szafy biurowe zaskakują pozytywnie wzornictwem. Na ogół są to proste wzory, ponadczasowe i klasyczne.
Rozwiązaniem odpowiednio chroniącym dokumentację są szafy metalowe zamykane na klucz. Zwykłe modele zdają egzamin w przypadku umów, faktur etc., zaś szafy z ryglowanymi drzwiami służą między innymi do przechowywania danych pracowników. Akta osobowe muszą być zabezpieczone przed dostępem nieupoważnionych osób oraz przed zniszczeniem. Dlatego też popularnością cieszą się meble spełniające wymogi którejś z klas odporności ogniowej. Klasa jest dobrą wskazówką przy zakupie.
W zależności od klasy
Najczęściej wybierane szafy na dokumenty papierowe spełniają wymagania klasy A – służą do przechowywania danych określonych jako poufne. Często spotyka się także szafy zgodne z klasami B i C które służą do przechowywania dokumentów klasyfikowanych jako tajne (klasa C – ściśle tajne). Im bardziej restrykcyjna norma, tym wyższe wymogi dotyczące grubości i rodzaju materiału, liczby i umiejscowienia zamków i rygli oraz umiejscowienia zawiasów. O tym, jaki model szafy powinien być używany do przechowywania określonych dokumentów, decyduje Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 lutego 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie środków bezpieczestwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych (z 29 maja 2012 roku).
